TUGAS
SISTEM AKUNTANSI
DOSEN
Martinus
Budiantara, SE,Msi,AK,CA
UNIVERSITAS
MERCU BUANA YOGYAKARATA
AKUNTANSI
2015
NAMA
KELOMPOK :
Khamdan
Muttaqin 15061224
Destiana
Putri R 15061226
Fajar
A. Gani 15061229
Cahya Asista 15061239
SISTEM
DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT
A. Pengertian
Sistem dan Prosedur
1. Pengertian
Sistem
Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001:5) adalah
suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Jadi sistem terdiri dari unsur-unsur yang berbeda,
unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan tetapi
dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan.
2. Pengertian
Prosedur
Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001:5) yaitu
suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam
transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.
Yang termasuk dalam kegiatan klerikal yaitu menulis, menggandakan,
menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan.
Jadi sistem terdiri dari prosedur yang berantai yang tidak dapat dipisahkan
satu sama lain.
B. Penjualan
Kredit
Sistem
akuntansi penjualan kredit yaitu penjualan yang pembayaranya dilakukan setelah
penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah disepakati oleh kedua belah
pihak.
Dalam
transaksi penjualan kredit, jika order dari
pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahaan jasa, untuk
jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. kegiatan
penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume penjualan dengan
memberi kesempatan kepada para pembeli membelanjakan penghasilan yang akan
diterima mereka pada masa yang akan datang. Penjualan kredit dapat dilakukan
melalui dua sistem yaitu: penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan
sistem penjualan kredit biasa.
1. Penjualan
kredit dengan kartu kredit perusahaan
Sistem
penjualan dengan menggunakan kartu kredit ini biasanya digunakan oleh toko
pengecer (retailer). Kartu kredit perusahaan (company credit cards) ini
diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya . pelanggan akan
diberi kartu kredit perusahaan setelah melalui seleksi berdasarkankemampuan
membayar kredit dan karakternya. Pelanggan daat menggunakan kartu kredit ini
untuk membeli barang hanya pada perusahaan yang menerbitkan kartu kredit
tersebut. Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu perusahaan menagih jumlah
barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang
telah lewat.
Fungsi
yang terkait dalam sistem penjulan kredit dengan kartu kredit perusahaan
adalah:
a. Fungsi
Kredit
Fungsi ini
bertanggung jawab atas pemberian kartu kepada pelanggan yang terpilih. Fungsi
kredit melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan calon anggota
dengan meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan gaji atau pendapatan
calon anggota dari perusahaan tempat ia bekerja.
b. Fungsi
Penjualan
Fungsi ini bertangung
jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi faktur
penjualan kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman
melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.
c. Fungsi
Gudang
Fungsi ini menyediakan
barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam
tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi penjualan.
d. Fungsi
Pengiriman
Fungsi ini
bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan
spesifikasinya sesuai denganyang tercantum dalam tembusan faktur penjualan
kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung
jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan di atas faktur penjualan
kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan.
e. Fungsi
Akuntansi
Fungsi ini
bertanggung jawab untuk mencatat transakasi bertambahnya piutang kepada
pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang
diterima dari fungsi pengiriman.
f. Fungsi
Penagihan
Fungsi ini bertangung
jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pemegang kartu kredit.
Informasi
yang dibutuhkan oleh manajemen
Informasi
yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan dengan kartu kredit
adalah:
1. Jumlah
pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok selama jangka waktu
tertentu.
2 . Jumlah
piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
3. Jumlah
harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama
dan alamat pembeli.
5. Kuantitas
produk yang dijual.
6. Nama
waraniaga yang melakukan penjualan.
7. Otorisasi
pejabat yang berwenang.
Dokumen yang
digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan kredit dengan sistem kartu kredit
perusahaan adalah:
1. Faktur
penjualan kartu kredit
Dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit.
2. Surat
tagihan
Surat tagihan ini merupakan turnaround dokument yang isinya dibagi menjadi dua
bagian: bagian atas merupakan dokumen yang harus disobek dan dikembalikan
bersama cek oleh pelanggan ke perusahaan, sedangkan bagian bawah berisi rincian
transaksi pembelian yang dilakukan pelanggan dalam periode waktu tertentu
Catatan
Akuntansi yang digunakan adalah:
1. Jurnal
Penjualan
Catatan akuntansi ini
digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit.
2. Kartu
Piutang
Catatan akuntansi
merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada
tiap-tiap debiturnya.
3. Kartu
Gudang
Catatan ini
sebenarnya bukan termasuk dalam penggolongan catatan akuntansi. Catatan ini
deiselenggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang
disimpan di gudang beserta mutasinya.
Jaringan prosedur
yang membentuk sistem penjualan dengan kartu kredit adalah:
1. Prosedur
Penjualan
Dalam prosedur ini
fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting
pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan
kartu kredit dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain untu
memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusinya dalam melayani order dari
pembeli.
2. Prosedur
Pengiriman
Dalam prosedur ini
fungsi gudang menyiapkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang
tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi gudang.
Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan
barang pemegang kartu kredit diatas faktur penjualan kartu kredit.
3. Prosedur
Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini
fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit kedalam kartu
piutang
4. Prosedur
Penagihan
Dalam prosedur ini
fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya
menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan
mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur
penjualan kredit.
5. Prosedur
Pencatatan Penjualan
Dalam prosedur ini
fungsi akuntansi mencatat tansaksi penjualan kartu kredit kedalam jurnal
penjualan.
Informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit sama dengan informasi
yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan.
Sedangkan dokumen yang digunakan pada penjualan kedit adalah surat order
pembelian yaitu:
1. Surat
order pengiriman dan tembusannya
2. Faktur
dan tembusannya
3. Rrekapitulasi
harga pokok penjualan
4. Bukti
memorial
Contoh-contoh dokumen
tersebut seperti surat order pengiriman, tembusan kredit (credit copy), surat
pengakuan (acknowledgement copy), surat muat (bill of loading), slip
pembungkusan (packing slip), tembusan gudang (warehouse copy), arsip
pengendalian pengiriman (sales rder follow-up copy), arsip index
silang(cross-index file copy), faktur penjualn (customer copies), tembusan
piutang (account receivable copy), tembusan jurnal penjualan (sales journal
copy), tembusan analisis (analysis copy), tembusan wiraniaga (salesperson copy).
Catatan akuntansi
yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ini memiliki kesamaan antara
penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan, hanya saja pada penjualan
kredit ini catatan yang digunakan ditambahkan dengan:
1. Kartu
persediaan, di mana catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi setiap jenis persediaan.
2. Jurnal
umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang
dijual selama periode akuntansi tertentu.
Jaringan
Prosedur
Sedangkan pada jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit ini,
sama dengan sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit perusahaan,
hanya saja jaringan prosedur penjualan kredit ini juga mengalami penambahan
prosedur yaitu:
1. Prosedur
distribusi penjualan
Dalam prosedur ini,
fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang
diperlukan oleh manajemen.
2. Prosedur
pencatatan harga pokok penjualan
Dalam prosedur ini,
fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual
dalam periode akuntansi tertentu.
2. Unsur
Pengendalian Intern
Organisasi
a. Fungsi
penjualan harus terpisah dari fungsi kredit
Dalam transaksi
penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual barang
sebanyak-banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya
piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan
pengecekan intern terhadap status kredit pembeli sebelum transaksi penjualan
kredit dilaksanakan. Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian
kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat pelunasan
piutang yang dilakukan oleh pembeli piutang tersebut dimasa yang lalu. Dengan
dipisahkannya fungsi penjualan dengan fungsi kredit, resiko tidak tertagihnya
piutang dapat dikurangi.
b. Fungsi
akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit
Dengan dipisahkannya
tiga fungsi pokok tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan dan
keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamanannya
(piutang dapat ditagih).
c. Fungsi
akuntansi harus terpisah dari fungsi kas
Pemisahan kedua
fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal
dengan julukan lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari
piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas
dari piutang yang berada ditangan satu karyawan. Karyawan tersebut mempunyai
kesempatan melakukan kecurangan yang disebut lapping dengan cara menunda
pencatatan penerimaan kas dari seorang debitur, menggunakan kas yang diterima
dari debitur untuk kepentingan pribadinya, dan menutupi kecurangannya dengan
cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dari
debitur lainnya.
d. Transaksi
penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pengiriman,
fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi
Tidak ada transaksi
penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi
tersebut. Dengan menggunakan unsur pengendalian intern tersebut, setiap
pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan
pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan
lain.
Sistem
Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Setiap transaksi
terjadi dengan otorisasi dari karyawan yang berwenang dan dicatat melalui
prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin
keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan
keandalannya.
a. Penerimaan
order pembeli otorisasi oleh fungsi penjualan dan menggunakan formulir surat
order pengiriman.
Persetujuan
dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda tangn otorisasi
dari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan demikian
fungsi penjualan ini bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang ditujukan
kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan order yang diterimanya dari pembeli
b. Persetujuan
pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan
pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman).
Untuk mengurangi
resiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi penjualan kredit harus mendapatkan
otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikembalikan kepada pembeli.
c. Pengiriman
barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara
menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order
pengiriman.
Dokumen yang
dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah
dilaksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yang
diterbitkan oleh fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera
melaksanakan pengiriman faktur penjualan sebagai dokumen penagihan piutang.
d. Penetapan
harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan
berada di tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai
hal tersebut.
Dengan demikian
pengisian informasi ke dalam surat order pengiriman dan faktur penjualan harus
didasarkan pada informasi harga jual, syarat penjualan, potongan penjualan yang
ditetapkan oleh direktur pemasaran.
e. Terjadinya
piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada
faktur penjualan. Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi
penagiahan pada faktur penjualan berarti bahwa:
1. Fungsi
penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung copy surat order
pengiriman yang ditandatangani oleh fungsi pengiriman dan copy surat muat yang
ditandatangani oleh perusahaan angkutan umum.
2. Fungsi
penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga
satuan yang tercantum dalam suat keputusan direktur pemasaran.
3. Fungsi
penagihan telah mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim
dalam faktur penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy
surat pengiriman barang dan surat muat of lading.
f. Pencatatan
ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan
jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan kredit
dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan,
bukti kas masuk, dan memo kredit).
Catatan akuntansi
diisi informasi yang bersal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan
dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pandukung yang lengkap
yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang.
g. Pencatatan
terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukkung dengan surat
order pengiriman dan surat muat.
Dengan cara ini
tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada
karyawan tertentu, sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan
dalam catatan akuntansi yang tidak dipertanggungjawabkan.
Praktik
yang Sehat
a. Surat
Order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi penjualan. Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting
yang digunakan dan pengguanaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh
yang memiliki wewenang untuk menggunakan.
b. Faktur
penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi penagihan.
c. Secara
periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable
statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang
diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
Praktik yang sehat
dapat diciptakan dengan adanya pengecekan secara periodik ketelitian catatan
akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan catatan akuntansi yang
diselenggarakan oleh pihak luar yang bebas. Dengan cara ini data yang dicatat
dalam kartu piutang dicek ketelitiannya oleh debitur yang bersangkutan,
sehingga pengiriman secaera periodik pernyataan piutang ini akan menjamin
ketelitian data akuntansi yang dicatat oleh perusahaan.
d. Secara
periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang
dalam buku besar.
Rekonsiliasi
merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang
berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan piutang, dokumen
sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah faktur penjualan.
C . Bagan
Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit
Uraian bagan alir dokumen dari sistem akuntansi
penjualan kredit
a. Bagan Order penjualan
1) Menerima order dari pelanggan.
2) Berdasarkan surat order yang
diterima dari pelanggan membuat Surat Order Pengiriman dan faktur.
3) Mendistribusikan Surat Order
Pengiriman lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang, lembar 2, 3, 4, 5 dikirim
ke Bagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit,
lembar 8, 9 diarsipakan sementara menurut tanggal.
4) Menerima Surat Order pengiriman
lembar 7 dan bagian kredit untuk diarsipkan permanan menurut abjad.
5) Menerima Surat Order Pengiriman
lembar 1, 2 dari bagian pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9.
6) Surat Order Pengiriman lembar 1,
2 dikirim ke bagian Penagihan.
b. Bagian Kredit
1) Berdasarkan Surat Order
Pengiriman lembar 7 dari bagian Order Penjualan dilakukan pemeriksaan status
kredit.
2) Memberikan otorisasi kredit.
3) Surat Order Pengiriman lembar 7
dikembalikan ke bagian order penjualan.
c. Bagian Gudang
1) Berdasarkan Surat Order Pengiiman
lembar 1, dilakukan penyiapan barang.
2) Barang yang telah disiapkan
kemudian dilakukan penyerahan barang.
3) Berdasarkan Surat Order
Pengiriman lembar 1, maka direkap ke dalam kartu gudang.
4) Bersama dengan barang, Surat
Order Pengiriman lembar 1 dikirim ke bagian pengiriman.
d. Bagian Pengiriman
1) Surat Order Pengriman dan barang
yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta Surat Order Pengiriman
lembar 2, 3, 4, 5.
2) Menempel Surat Order Pengiriman lembar 5 pada
pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
3) Menyerahkan barang kepada
perusahaan angkutan.
4) Mengembaliakn Surat Order
Pengiriman lembar 1, 2 ke bagian Order Pengiriman dan lembar 3 diserahkan ke
perusahaan pengangkutan.
5) Surat Oder Pengiriman lembar 4
diarsipkan secara permanen menurut nomor urut.
e. Bagian Penagihan
1) Menurut faktur berdasarkan Surat
Order Pengiriman lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian order Penjualan.
2) Mengirim Faktur lembar 1 ke
pelanggan.
3) Mengirim Faktur 2 bersama Surat
Order Pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian piutang.
4) Mengirimkan Faktur lembar 3 ke
bagian kartu persediaan.
5) Mengirimkan Faktur lembar 4 ke
bagian jurnal.
6) Mengirimkan Faktur lembar 5 ke
Wiraniaga.
f. Bagian Piutang
1) Faktur yang diterima dari Bagian
Penagihan dibuat rekap ke dalam kartu piutang.
2) Faktur dan Surat Order Pengiriman
lembar 1 dan surat Muat lembar 2 diarsipkan permanen menurut nomor urut.
g. Bagian Kartu Persediaan
1) Berdasrkan faktur lembar 3,
merekap ke kartu persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen sesuai
nomor urut.
2) Berdasarkan kartu persediaan
dibuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara
periodik.
3) Berdasarkan rekapitulasi harga
pokok penjualan membuat bukti memorial.
4) Bukti
memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal.
h. Bagian
Jurnal
1) Rekapitulasi
Harga Pokok Penjualan dan Bukti Memorial direkap ke dalam jurnal umum dan
diarsipkan menurut nomor urut.
2) Faktur lembar 4 direkap ke dalam
jurnal penjualan kemudian diarsipkan.
