Sistem Pembelian Secara Tunai

                                                   TUGAS SISTEM AKUNTANSI 

DOSEN
Martinus Budiantara, SE,Msi,AK,CA

UNIVERSITAS MERCU BUANA YOGYAKARATA

AKUNTANSI 2015

NAMA KELOMPOK :

Khamdan Muttaqin 15061224

Destiana Putri R 15061226

Fajar A. Gani 15061229
  Cahya Asista 15061239

Sistem Akuntansi Pembelian Secara Tunai

Pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber, pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan. (Mulyadi, 2008, P.298)

         Menurut Mulyadi (2008), Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negari. (P.299)

Pembelian Secara Tunai

Pembelian Secara Tunai adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan kas untuk pembayaran barang yang dibeli untuk keperluan aktivitas perusahaan dan untuk barang persediaan.

Unit-unit organisasi yang terkait :

1.     Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang dagang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2.     Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.     Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

4.     Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang berkaitan dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transakasi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.

Sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang dagang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. (P.299)

Dokumen yang digunakan sistem penjualan tunai :

   1.    Surat Permintaan Pembelian

     Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

  2.    Surat permintaan penawaran harga

   Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

  3.    Surat Order Pembelian

      Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

  4.    Laporan Penerimaan Barang.

    Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

  5.    Surat perubahan order pembelian

   Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian  yang sebelumnya telah diterbitkan.

  6.    Bukti Kas Keluar

     Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran berfungsi sebagai remittance advice

     (P.303-308).

       Catatan yang digunakan

   1.    Register Bukti Kas Keluar

   Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.

   2.    Jurnal Pembelian

   Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

   3.    Kartu Persediaan 

   Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

   (P.308-310)

Diagram alir untuk proses Pembelian tunai

     1. Bagian Gudang melakukan pengecekan barang.

   2. Bagian Gudang membuat Form Permintaan Barang (FPB) rangkap 2. Form ke-1 diserahkan ke bagian pembelian dan satunya di arsip.

    3. Bagian Pembelian melakukan pencarian harga barang dan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).

     4.  SPPH dibuat rangkap 2, yang satu dikirim ke Supplier (pemasok) dan satunya di arsip.

     5. Berdasarkan SPPH, pemasok membuat Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2. Surat ke-1 dikirim ke bagian pembelian dan satunya disimpan.

   6. Berdasarkan SPH, bagian Pembelian melakukan pencarian harga yang cocok dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3

    7.  SOP ke-1 dikirim ke bagian penerimaan, SOP ke-2 dikirim ke Supplier dan sisanya di arsip. 

   8.  Suplier mengirim Barang dan Surat Penerimaan Barang (SPB) dan diterima oleh bagian penerimaan.

  9. Berdasarkan SOP dan SPB, bagian penerimaan melakukan pengecekan/pengocokan barang yang dikirim. Selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. LPB ke-1 diberikan ke bagian gudang dan satunya di arsip.

   10.  Bagian gudang mencocokan FPB dengan LPB dan memasukkan datanya ke Kartu Gudang (KG).