Penggajihan Sopir Taksi

TUGAS SISTEM AKUNTANSI 

DOSEN

Martinus Budiantara, SE,Msi,AK,CA

UNIVERSITAS MERCU BUANA YOGYAKARATA

AKUNTANSI 2015

NAMA KELOMPOK :

Khamdan Muttaqin 15061224

Destiana Putri R 15061226

Fajar A. Gani 15061229
  Cahya Asista 15061239

SISTEM PENGGAJIAN SUPIR TAKSI

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN SUPIR TAKSI

     A.     Kasus sistem penggajian supir taksi

Dalam sistem penggajian Taksi Blue Bird group dan Taxiku menggunakan sistem komisi tapi ada tambahan bonus kalau melewati target yang telah ditetapkan dan untuk Taksi Express serta Taksi Putra menggunakan Sistem Setoran dan juga Kepemilikan Mobil.

 Rata-rata pendapatan untuk 1 shift adalah berkisar antara 200rb - 500rb (ini harga yg tersimpan di Argo) dikurangi dari uang bensin full maka rata-rata setor ke perusahaan taksi sebesar 100rb - 250rb per shift per taksi dan penghasilan bersih yang didapat oleh sopir taksi adalah dari 5 ribu - 150rb.

Berapa jam sih mereka berada dibalik setir? Dalam jam kerja di perusahaan taksi ada istilah :

Pagi (jam 04.00 - 01.00),

Semi (13.00 - 09.00),

Kalong (15.00 - 13.00)

Jadi rata-rata 20 jam pershift.

Serta ada istilah 2.1 (2  hari kerja, 1 hari libur), 3.1 (3 hari kerja, 1 hari libur).

Pertanyaannya adalah Untuk jam kerja yang sedemikian lama tersebut dan mempunyai resiko tinggi hanya mendapatkan penghasilan yang kurang dari cukup, apakah wajar?

     B.    Penyelesaian Kasus

Penghasilan supir taksi secara umum dibagi menjadi 2, yaitu :

   1.      Sistem komisi

           Dalam sistem ini pendapatan supir disesuaikan pendapatan seluruhnya lalu dipotong 30% untuk penghasilan supir dan 70% masuk menjadi kas perusahaan (berapapun peghasilannya akan tetap seperti itu). Tidak ada nominal tertentu dan tidak ada kewajiban untuk mengumpulkan uang sebanyak yang ditentukan (tidak ada target). Sekehendak sopir mencari uang sistem ini terikat pada argo general yang terpusat dikantor utama supaya tidak ada penyelewengan penipuan memainkan argo. Biasanya perusahaan yang menggunakan sistem ini adalah taksi yang mobilnya keluaran baru, supir yang bisa ganti-ganti mobil dan tentu fasilitas lebih nyaman.

   2.      Sistem Setoran

           Dalam sistem ini supir harus mengejar setoran pada angka ± Rp 300.000,- per hari selama beberapa tahun, biasanya 5-6 tahun yang disesuaikan dengan harga mobil. Sistem flat ± Rp 300.000,- per hari selama 6 tahun menjadi kewajiban, jika sudah memenuhi waktu yang ditentukan maka supir mempunyai hak atas mobil tersebut flat nomor kuning diganti menjadi hitam, pertanda mobil menjadi milk pribadi, supir wajib konsisten untuk memenuhi angka ± Rp 300.000,- per hari. Keuntungan dan kerugian tergantung pada usahanya.

     C.    Unit yang terkait dengan sistem penggajian dan pengupahan supir taksi 

    1.      Bagian pencatat waktu.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

    2.      Bagian gaji dan upah

Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.

   3.      Bagian akuntansi

Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.

   4.      Bagian kasa

Berfungsi untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan ke dalam amplop gaji dan upah tiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

   5.      Bagian jurnal, buku besar dan laporan

Berfungsi untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum.  

   6.      Bagian kartu persediaan dan kartu biaya

Berfungsi untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).

    D.  Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan supir taksi 

   1.      Kartu jam hadir

Merupakan dakumen yang digunakan oleh Bagian Pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu.

   2.      Daftar hadir

Merupakan daftar yang menyertakan seseorang pada setiap kartu hadir

   3.      Rekapitulasi daftar hadir

Dokumen ini beisi ringkasan dari kehadiran karyawan yang terdapat pada daftar hadir.

   4.      Surat pemberitahuan gaji

Dokumen ini berisi berapa gaji yang didapatkan karyawan beserta bonus dan potongan-potongan lainnya. 

   5.      BKK (Bukti Kas Keluar)

Bukti Kas Keluar adalah dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi (bagian) akuntansi kepada fungsi (bagian) kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 

   6.      Cek

Merupakan perintah tertulis nasabah kepada bank untuk menarik dananya sejumlah tertentu atas namanya atau atas unjuk.

   7.      Amplop gaji

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada tiap karyawan, dalam amplop, gaji dan upah. Di halaman, muka amplop gaji dan upah tiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

    E.  Catatan yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan supir taksi

   1.      Kartu penghasilan karyawan

Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterime oleh tiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar, penghitungan PPh posal 21 yang menjadi beban tiap karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, tiap karyawan hanya mengetahui gaji atau upahny sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang, lain. 

   2.      Register BKK

Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh Bagian utang kepada Bagian Kasa, berdasarkan infomasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari Bagian Gaji dan Upah.

   3.      Jurnal umum

Dalam pencatatan, gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam tiap departemen dalam perusahan

   4.      Register cek

Catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dana kas kecil

   5.      Kartu biaya

Catatan ini digunakan untuk. mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan, Sumber informasi untuk pencatatan dalarn kartu, biaya ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.

        F.         Flowchart sistem penggajian dan pengupahan supir taksi

      G.       Prosedur penggajian dan pengupahaan supir taksi

    1.       Bagian Pencatat Waktu

    a.      Mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam  kartu jam hadir.

    b.     Membuat daftar hadir karyawan atas daser kartu jam hadir.

    c.      Mengerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam nadir ke Bagian Gaji dan Upah.

    2.       Bagian Gaji dan Upah

    a.       Menerima daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu

   b.    Membuat daftar gaji atas dasar surat keputusan mengenai jabatan atau tarif upah karyawan, dan berbagai surat keputusan yang lain, yang dikeluarkan oleh bagian kepegewaian dan daftar hadir dari bagian pencatat waktu. Jika karyawan tidak mengalami perubahan pangkat atau galongan gaji, data gaji karyawan yang tencantum dalmr daftar gaji bulan yang lalu dapat dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji bulan kini.

    c.       Membuat rekapitulasi gaji tiap departemen dan membuat surat pemberitahuan gaji untuk tiap karyawan.

    d.      Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan berdasar data dalam daftar gaji.

    e.       Mengirimkan daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lember), surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang

     f.       Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri dengan daftar gaji lembar 2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kas

     g.      Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji menurut tanggal.

     h.      Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut abjad nama karyawan.

    3.       Bagian Akuntansi

    a.      Menerima daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat pemberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji dan upah.

    b.      Membuat bukti kas keluar 3 lembar atas dasar daftar gaji

   c.    Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar. Jurnal yang dibuat dalam register kas kelua

    d.      Mendistribusikan bukti kas keluar, dan dokumen pendukungnya sebagai berikut:

     ·          lembar 1 dan 3 diserahkan ke Bagian Kaso, dilampiri dengan daftar gaji lembor 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat pemberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan.

     ·          lembar 2diserahkon ke Bagian Jurnal, Buku Besar, don Laporan, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke 1.

    e.       Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari Bagian Kaso, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2. Semua dokumen tersebut telah dicap “lunas” oleh Bagian Kaso setelah pembayaran selesai dilakukan.

f.       Mencatat nomor cek yang tercantum dalam bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register bukti kas keluar.

   g.      Mengerahkan bukti kas keluar lembar 1 ke Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporon, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar

    4.       Bagian Kasa

    a.       Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 dari Bagian Utang, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat pamberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan.

    b.      Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam daftar gaji, dan memintakan tandatangan atas cek dari pejabat yang berwenang (misalnya dari Direktur Keuangan).

     c.       Menguangkan cek ke bank.

     d.      Memasukkan uang gaji dan surat pernberitahuan gaji ke dalam amplop gaji tiap-tiap karyawan.

    e.       Membagikan amplop gaji (yang didalamnya terdapat uang gaji dan Surat pemberitahuan gaji) kepada karyawan uang berhak.

f.       Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dari karyawan pada kartu penghasilan karyawan

     g.      Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar lembar 1 dan 3, daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2.

     h.      Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:

     ·         Lembar l:     diserahkan ke Bagian Utang,  dilampiri dengan daftar gaji lemmbar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2

     ·         Lembar 3:     diserahkan ke Bagian Gaji dan Upah dilampiri dengan, daftar gaji lembar 2 dan kartu penghasilan karyawan.

   5.       Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan

   a.       Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari Bagian Utang, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1

   b.      Mencatat bukti kas keluar tersebut dalam Jurnal umum, Jurnal Yang dibuat adalah:

Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya                      Rp. xx

Biaya Administrasi dan Umum                                  Rp. xx

Biaya Pemasaran                                                         Rp. xx

             Gaji dan Upah                                                             Rp. xx

    c.       Menyerahkan bukti kas keluar lembar 2 dan rekap daftar gaji lembar 1 ke Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya.

   d.      Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari Bagian Utang dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2.

    e.       Mencatat bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register cek. Jurnal yang dibuat dalam register cek ini adalah:

Utang Gaji dan Upah                          Rp. xx

                                     Kas                                                               Rp. Xx

   f.       Mengarsipkan bukti kas keluar lembar, 1 dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2 menurut nomor urut bukti kas keluar.

     6.       Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya

     a.       Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari Jurnal, Buku Besar, dan Laporan, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar1

      b.      Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya

    c.       Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 2 dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1 menurut nomor urut bukti has keluar.

 

Sistem Penggajian dan Pengupahan

TUGAS SISTEM AKUNTANSI
DOSEN
Martinus Budiantara, SE,Msi,AK,CA

UNIVERSITAS MERCU BUANA YOGYAKARATA

AKUNTANSI 2015

NAMA KELOMPOK 14 :

Khamdan Muttaqin 15061224

Destiana Putri R 15061226

Fajar A. Gani 15061229
  Cahya Asista 15061239

SISTEM AKUNTANSI GAJI DAN UPAH

1.        Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya yang paling dominan. Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem akuntansi gaji dan upah.

Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain. Sistem Akuntansi tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Sehingga dapat mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat.

Untuk lebih mengetahui arti pentingnya sistem akuntansi maka kita harus memahami pengertian dan fungsi sistem akuntansi tersebut melalui pendapat beberapa ahli.

Menurut Cole dalam Baridwan (1999 : 3): “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.

Mulyadi (2000 : 1) menyatakan: “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Widjajanto (2001 : 1) mengatakan: “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output”.

Marom (2002 : 1) mengatakan: “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha”.

Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu.

Akuntasi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas, berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli.

Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dalam Baridwan (1999 : 1): “ Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya bersifat keuangan dan penafsiran dari hasil-hasilnya”.

Kusnadi (2000 : 7) mengemukakan bahwa: “Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi”.

Kemudian Jusup (2001 : 4) menyatakan: “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi”.

Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001 : 3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Sedangkan pengertian sistem akuntansi menurut Widjajanto (2001 : 4) adalah: “Susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen”.

Kemudian Marom (2002 : 1) menyatakan bahwa: “Sistem akuntansi adalah gabungan dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan”.

Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen.

2.        Pengertian Gaji dan Upah

Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.

Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.

Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini.

Niswonger (1999 : 446) mengemukakan bahwa: “Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam”.

Sementara Mulyadi (2001 : 373) mengemukakan bahwa: “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan”.

Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.

3.        Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.

Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.

Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli.

Neunar (1997 : 210) mengemukakan bahwa: “Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan”.

Sedangkan Baridwan (1999 : 102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah: “Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001 : 17) menyatakan: “Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan”.

Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Akuntansi Gaji Dan Upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.

4.        Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah

Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan.

Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.

Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:

1.        Dokumen Pendukung Perubahan Gaji Dan Upah

Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Dokumen ini dibuat 3 rangkap, rangkap yang pertama dikirim kebagian pencatatan waktu, rangkap kedua dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah, dan rangkap yang terakhir diarsipkan.

2.        Kartu Jam Hadir

Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.

3.        Kartu Jam Kerja

Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.

4.        Daftar Gaji Dan Upah

Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.

5.        Amplop Gaji Dan Upah

Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.

6.        Bukti Kas Keluar

Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.

5.        Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.

Mulyadi (2001: 382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:

1.        Jurnal Umum

Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

2.        Kartu Harga Pokok Produk

Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

3.        Kartu Biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

4.        Kartu Penghasilan Karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.

6.        Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah

Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.

Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:

1.        Fungsi Kepegawaian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

2.        Fungsi Pencatatan Waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

3.        Fungsi Pembuat Daftar Gaji Dan Upah

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.

4.        Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal. Selain itu juga bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

7.        Flowchart Gaji dan Upah